(新建住宅小区)入住管理制度
1目的
保证业主顺利交房入伙。
2适用范围
适用于竣工,具备交付使用条件的新建住宅小区的业主入伙验房。
3职责
3.1公共事务部负责入伙验房计划、交房文件表单的编制,部门协助力量的协调。
3.2管理中心客服主管负责协助安排现场业主入伙验收工作。
3.3管理中心客服系统工作人员负责具体办理,其他相关部门工作人员负责协助办理入伙手续。
3.4财务部负责核收各项入伙费用。
3.5工程部负责收楼时发现的售后服务整改的跟进和水电的开通工作。
3.6程序要点
3.6.1办理入住手续的前提条件。
a.小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。
b.已经通过接管验收;
c.房屋无重大质量问题;
d.工程遗留问题基本得到解决;
e.工程资料已经齐备;
f.达到入住的条件,这里指:
1)小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;
2)配套设施基本齐备,建成并能够使用;
3)管理中心有固定的'办公场所并开始办公。
4)物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。
3.6.2入伙准备工作
入住资料的准备。
a.根据小区的实际情况编写和印制《业主临时公约》、《住户手册》、《消防安全责任书》、《前期物业管理服务协议》。
b.印刷以下各类入住材料:
--《业主证》;
--《装修申报表》;
--《住宅使用说明书》;
--《住宅质量保证书》;
--《钥匙领用登记表》;
--《业主入伙验房表》;
--《业主家庭情况登记表》;
--《临时出入证》。
c.设计办理入住手续流程图。
4.1.1公共事务部在业主入伙前一个月制定入伙工作计划,计划中应明确:
4.1.2入伙日期的确定,每天办理入伙的正式工作时间;
4.1.3负责入伙工作的人员及其职责分工;
4.1.4入伙手续的办理流程;
4.1.5入伙过程中使用的文件和表格;
4.1.6入伙的现场布置,场地安排;
4.1.7安防/保洁/工程及公司总部人员的配合事项
4.2入伙工作计划应由公司领导批准,相关部门提前一个月向业主发出《入伙通知书》,详细说明:
4.2.1需业主准备的证明材料及证件
4.2.2需业主填写的表格
4.2.3办理入住手续的程序
4.2.4办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导,以便于业主办理各项手续。
4.2.5业主入伙时应缴纳的大致费用.
4.3入伙流程
4.3.1凭地产公司财务部开具的.业主身份证件,确认业主款项缴清后,方能办理入伙手续;
4.3.2收讫/业主身份证复印件/业主及家庭成员照片,引导业主填写,表格填写应正确、清晰、完整,业主身份证件与登记表相一致;
4.3.3要求业主签署《前期物业管理服务协议》、《业主临时公约》、《室内装修管理协议》、《消防安全责任书》;
4.3.4向业主发放《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《住户手册》、《装修须知》、水电费存折、服务卡及其它需要向业主发放的物品、赠品,请业主签收。
4.3.5验房
a.按房屋交接验收标准向业主交付房屋;
b.与业主共同确认水电表底数;
c.对业主提出的整改事项应记录在案,及时转交工程部整改;
d.向业主交付钥匙;
e.为方便业主整改,在征得业主同意前提下,请业主留用入户门钥匙一把;
f.房屋验收合格的,管理员应请业主在《业主入住验房表》中签字确认。
4.4预交费用
财务部审查并收取各项费用,并开具相应票据给业主。费用项目包括:
a.预交三个月物业管理费
b.装修保证金,多层按500元/户收取,电梯房按1000元/户收取。
c.装修垃圾清运费等
财务部建立费用登记表,对费用交纳完毕的业主,应在登记表中注明。
5.入住时的环境布置:
5.1区内环境:
----入口处挂横幅,内容有'欢迎您乔迁'等,插彩旗,营造热烈的气氛;
----入口处做红色气拱门;
----入口处做彩色气球
----插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明'管理处'字样;
----入口处标明管理处办公地址和办公时间。
----指示入伙手续办理处指示牌。
5.2管理中心办公环境:
--挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;
--张贴醒目的办理入住手续流程图',办理手续窗口设置要求做到'一条龙服务',各办理点标识清楚,一目了然;
--管理人员着装整洁,精神饱满;
--办公室内资料摆放整齐有序。