某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 1页 共 12 页 更改记录 版 本 A0 生 效 日 期 2018.9.22 更改内容 依据ISO9001:2015新版标准新订
编制 审核 批准 会签部门与分发数量 会签部门 品质部 工程部 仓储部 生产部 签名 数量 会签部门 采购部 财务部 业务部 人事行政部 签名 数量
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 2页 共 12 页 1.目的
确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。 2.范围
本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和辅材料的接单、采购、制造（包括打样、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家、安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。
3.权责
3.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：
项目 序号 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 文件阶别 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 制订 品质部 各部门 各部门 各部门 审查 管理者代表 批准 总经理 控制部门 品质部 品质部 品质部 品质部 各部门主管 管理者代表 各部门主管 管理者代表 随文件一并审核、批准 3.2外来文件经签署后，由文控统一控制（登录、发行、回收、保存、销毁等）； 3.3工程部负责技术图纸个控制管理；
3.4 质量体系相关产品实现、体系运行等由品质部负责管理。 4.定义
体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件。 一阶文件：管理手册；
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 3页 共 12 页 二阶文件：程序文件；
三阶文件：公司各项规章制度、技术文件、作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等）；
四阶文件：表单/表格、记录；
外部文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（、安全与环保法规及国际/国家标准）等；
技术文件：指本公司内部编制的工程规范、工程标准、环境标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、环境标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。 5.作业内容 5.1文件编写原则
质量手册、程序文件与三阶文件除以文字由左到右横向书写外，必要时辅以表格、图片及流程图作为附件。 5.2文件打印格式
质量手册由文控依实际需要确定打印规格；程序文件由相关部门按5.5格式进行编写；三阶文件由各部门自行依据实际编写，但同部门同类三阶文件格式须统一。纸张规格为A4。
5.3文件系统架构
分为：质量手册、作业程序、质量计划、作业指导书/检验标准书、四阶表单。
5.4质量手册的格式规范
5.4.1质量手册编号原则
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 4页 共 12 页 J - QM - 001
流水号 文件阶别 公司名称缩写
5.4.2质量手册内容
5.4.2.1封面、文件变更履历表、质量手册目录，手册说明等； 5.4.2.2公司简介、引用的标准、术语和定义、范围和适用领域； 5.4.2.3质量方针、目标和承诺； 5.4.2.4组织结构、职责、权限； 5.4.2.4.1公司组织结构图及部门职能； 5.4.2.4.2品质部组织结构图及部门职能； 5.4.2.5组织界面；
5.4.2.5.1质量管理体系流程图； 5.4.2.5.2质量控制流程图；
5.4.2.5.3展开权责表； 5.4.2.6质量管理体系要求描述；
5.5程序文件之格式规范
5.5.1程序文件编号原则： J - COP - □□□
流水号（001～099）
文件类别
公司名称缩写
5.5.2 程序文件分八段式编写（统一采用宋体 小四，九段标题字段加粗）
5.5.2.1目的：叙述制订该作业程序的目的。
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 5页 共 12 页 5.5.2.2范围：说明该作业程序适用的范围。
5.5.2.3权责：作业内容中，牵涉到主要部门或人员所须承担的事项。
5.5.2.4定义：解释在本程序内容中，涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英文
缩写，若无需定义的名称，可标明“无”。
5.5.2.5作业内容：说明该作业程序的流程。必要时，程序文件中5.1的附件即为此
作业程序的流程图，同时内文须提及相关程序文件、三阶文件的参考时机，与其附件或表单的使用时机，以及程序的简要描述。
5.5.2.6相关文件：列举与该作业程序相关的程序文件、三阶文件、参考文件/献。 5.5.2.7使用表单：列举并附上与该程序文件相关的表单。
5.5.2.8附件：可包括流程图、表单等。原始的表单大小不予规定，但作为程序文件
的附件时，纸张规格（含首页）为A4大小。
5.5.2.9 注意事项：填写改程序需要注意的备注事项。
5.6作业指导书/检验标准书/管理规定之格式
5.6.1作业指导书/检验标准书/管理规定编号原则： 5.6.1.1. 品质部门文件编号：
□□ - WI - □□□
流水号（001-099） 文件类别 部门代码
其他部门只是部门代码和文件类别不一样而已，详见附件一 5.6.2作业指导书/检验标准书的编写格式参见（5.8.4）
5.6.3管理规定的编写格式可与程序文件相似，编号原则与三阶文件相同。
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 文件代码
编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 6页 共 12 页 手册(一阶) QM 程序(二阶) COP 规范/规定(三阶) WI 表单 QR 备注：QI为品质部三阶文件代码、WI为生产部三阶文件代码、WIO为工程部三阶文件代码、REG为人事行政部三阶文件代码、YEG为仓储部三阶文件代码、CEG为财务部三阶文件代码、BU为业务部三阶文件代码、BY为采购部三阶文件代码。
部 门 代 码 一 览 表 部门名称 工程部 人事行政部 安全管理文件 5.7受控表单的编码原则： □□ – QR □□□ - □
版本 表单流水号 文件代码 部门代码
版本：表单的版本从“A”开始，修订则更换为“B”，依次类推（I、O、X字母不予引用）。
5.7.1每页表单均需在表单左下角标示表单编号。
5.7.2文控汇整表单后，填写“质量记录总览表”，分发各相关部门并定期依版本更换。 5.7.2修改文件需删去表单时，表单编号也随之删去，其余表单的编码不予更改，需增加
新表单时从后开始编码。
5.8文件的制订
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部门代码 GC RS SA 部门名称 生产部 品质部 业务部 部门代码 SC PZ YW 部门名称 仓储部 财务部 采购部 部门代码 CC CW CG
某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 7页 共 12 页 5.8.1由管理代表协调各部门制订文件。
5.8.2管理代表负责收集数据撰写质量手册，并与相关部门进行研讨。
5.8.2.1由文控负责公司一、二、三阶文件“文件一览表”的制作，并定期分发相关部门。 5.8.3质量手册、程序文件、管理规定编有页码的每一页均包含下列项目。 5.8.3.1文件编号：填写该质量手册或程序文件之编号。
5.8.3.2序号为01、02、03……依次编号；
5.8.3.3 版本：版本为英文A、B、C……依次编序（I、O、X字母不予引用）；
5.8.3.4修订次数为0、1、2……5；当修订至第5次时，版本转为B版；依此类推；当文件一次性修订超过5处时，直接转换版本；
5.8.3.5页码：页码格式为P/N。P为页次；N为文件内容总页数。当文件改版时，所有页次须重编。
5.8.3.6文件标题：即为该手册或程序文件的名称。
5.8.3.7内容：则依阶梯式编写，下层级需缩进两个字符。如： 1. 1.1.
1.1.1
5.8.4作业指导书/检验标准书编写项目包括：文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、批准；然后须加盖文件受控章。 5.9文件的审核、批准
质量手册、程序文件及作业指导书/检验标准书完成后，需经3.1权责人员审核、批准后发行。
5.10文件分发与回收
5.10.1各部门接到文件时，应核对文件编号、版本、页码。
5.10.2所有控发行的文件，必须盖 “受控文件章”，收文部门于“文件签收记录
表”上签名。若为修订或废止这份文件需如数收回原发行之文件直接由文控进行
本文件及其附件未经授权不得复制和传播。
某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 8页 共 12 页 销毁，作为知识经验积累之用的回收之旧版文件和作废的原版本应加盖“作废章”。对外发行之文件（如提供顾客、供应商）需盖“参考文件章”可不收回。 5.10.3有遗失文件情形或因工作需要，须额外补发文件时，应填写“文件补发申请表”
经管理代表批准后，向文控申请补发。
5.10.4因顾客需要或教育训练所需的文件，须由所需部门填写“文件补发申请表”经管
理代表批准后，才可办理发放。
5.10.5各部门在摘抄文件的内容作为学习、看板或宣传资料时，需控批准后，方可
使用。
5.10.6 公司所有的文件原件文控保管时,需在原件背面盖上 “原件”印章。 5.11外来文件发行
5.11.1外来文件须用于制造、检验时，由文控在适当位置加盖“受控文件章”，并登记在
“外来文件接收登记表”上并发行使用。
5.11.2文控应每季度将最新“外来文件接收登记表”和“文件一览表”送呈各部门核对文
件版本。
5.11.3外来文件编号原则
□-□□-□□□□□-□□□ 流水号
接收年月（如：1001=2010年1月）
接收部门代号
类别代号
类别代号：A、质量、技术资料 B、法规数据 C、其它数据 5.12文件的修订、废止
5.12.1所有文件须根据需要随时申请修改。
5.12.2文件修订、废止，可由相关部门提出，填写“文件变更申请表”，经原文件制订
部门审查，管理代表批准，方可进行文件的修订、废止作业。必要时召集有关部门召开文件修改检讨会，商议文件修改事宜。
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 9页 共 12 页 5.12.3文件修改意见经过批准后，原制订部门根据修改意见予以修正，送文控打印进行
后续发行作业。
5.12.4质量手册、程序文件/管理规定的修改，应将修订状况记录于封面“变更履历表”
中，若该文件不合时宜时应予以废止。文件废止时原始文件编号需予以保留，但不得继续沿用。已废止的原件，由文控依据实际需要予以保留或销毁。
5.12.5文件的修订，其版本的控制参见5.8.3.2。
5.12.6各部门(文控除外)和个人都不得保留已失效的文件。失效/作废后的受控文件由文
控换发文件时统一回收销毁并记录，作废文件上应加盖 “作废文件”印章，为防止作废文件的非预期使用；正本文件作废文件应另外保存，其它受控作废文件给予销毁。
5.12.7文控在文件改版时，需发出“文件一览表”及“质量记录总览表”以供各使用部
门核对所使用的文件是否为最新之版本与分发份数。文控须保证各部门持有的文件为最新版本。
5.12.8经填注内容后之表单，需依《品质记录管理控制程序》进行保存与管理。 5.13外来文件的管理。
外来文件需经审核才发出，外来文件发出时要签收；可用目录式管理，不可更改。 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司生产有关之信息的变更，应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间不能超过两个工作周；并由责任门部门发现文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工程变更控制程序》。对于工程研发等做重要信息资料需一个月进行一次拷贝。 5.14 工程技术资料的管理参见《图纸及技术资料管理程序》。
5.15 文件发行使用正楷签名，统一格式为：姓名+日期（月/日/年），如：张三7/21/2015 6.相关文件
《记录管理程序》
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某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 10页 共 12 页 7.使用表单
7.1. [文件一览表] RS-QF-001-A 保存3年 7.2. [质量记录总览表] RS-QF-002-A 7.3. [文件签收记录表] RS-QF-003-A 7.4. [文件补发申请表] RS-QF-004-A 7.5. [文件变更申请表] RS-QF-005-A 7.6. [外来文件管制表] RS-QF-006-A 7.7. [文件借（调）阅申请单] RS-QF-007-A
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保存3年 保存3年 保存3年 保存3年 保存5年 保存3年 某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 11页 共 12 页 8.附件一
文 件 管 理 流 程 图
流 程
文件制订/修改/废止/接收 权责部门 参考文件 文控 N 审查 Y 编 号 N 批准 Y 分 发 回收资料 建档保
销 毁 文控 管理代表 文控 涉及表单 备注 《文件补发申请表》 各权责部门负责制《文件变更申请表》 订和申请文件变《外来文件接收登记更，经各权责部门表》 主管审批后，文控各部门主管 文控 管理代表 《品质记录管理控制程序》 《外来文件管制表》 负责执行修改打印工作。 《质量记录总览表》 文控负责文件编《文件一览表》 号。 文件必须经权责人《文件签收记录表》 批准后才能发行。 文控负责文件和资料的分发，回收和归档。 本文件及其附件未经授权不得复制和传播。
某某某有限公司 文件名称 文件和资料管理程序 编号 版本 页码 J-COP-001 A0 第 12页 共 12 页 8.附件二 流程图符号表示：
符号 意思 起点与末点 活动 内容 显示Process 的界限 表示在Process 上 实行的 Activity 表示决定Point和 Process的进行方向。 也表示议事决 判断意识 箭头 Input 和 定内容的收容，拒接，承认与否。 表示Process的方向/ 流程 表示重要的 Input和 Output 不具体描述化 表示文件化 Output 文件 数据 Base 移动 储存 检验 加工 表示数据 Base 过程流程特殊符号 过程流程特殊符号 过程流程特殊符号 过程流程特殊符号 ①间接影响产品的配合/功能/安装/外观特性； ⊕ 红色 重要特性 ②间接影响产品的安全/排放/节能/法规/防盗特性； ③用户对产品质量缺陷有较大抱怨的。 ▽ 红色 △ 红色法规特性 关键特性 ①直接影响产品的燃烧特性/车内人员保护/转向控制/制动特性的； ②直接影响产品安全/排放/节能/法规/防盗特性的。 1产生的质量缺陷用户不能容忍的； 2对配合/功能/外观/装配等要求必须保证的 9.注意事项 无 本文件及其附件未经授权不得复制和传播。