认定下落不明包括两个方面的内容：
1、表象内容，即指离开住所地，在有经常居住地的情况下是指离开住所地和经常居住地且离开的状态呈持续性，持续的时间跨度为在对其送达起诉书时到判决作出后或者判决生效前。
2、实质性内容，是指在住所地、经常居住地的范围内有可能与其有联系的人或组织联系不上其人并且关键联系人不知其下落。
一、当事人下落不明的证明主体
1、人民：人民依据当事人的申请，以特别程序作出的宣告公民失踪的生效判决书，是证明当事人下落不明的最有力证据。
2、机关：在我国，机关是公民户籍管理的法定部门，所以，由机关出具当事人下落不明的证明，也最具证明效力。一般情况下，应由当事人的住所地，即户籍所在地的机关出具证明。
3、村（居）委会：当地的村（居）委会做为村（居）民自治组织，在对自己成员基本情况的把握上，相对于机关及其他任何组织来说，更具优势。所以，由下落不明一方当事人所在的村（居）委会出具证明，也最具真实性。
二、立案办事流程：
1、将起诉材料交法官审查，审查法官批注处理指令后转至员处；
2、按员的安排，持缴费通知书到交费处交纳诉讼费用;
3、持交费回单到原员窗口办理立案手续，领取受理通知书、举证通知书、传票等材料。执行案件立案流程与上述步骤基本相同。
法律依据：《中华人民共和国民法典》
第四十条 自然人下落不明满二年的，利害关系人可以向人民申请宣告该自然人为失踪人。
第四十一条 自然人下落不明的时间自其失去音讯之日起计算。战争期间下落不明的，下落不明的时间自战争结束之日或者有关机关确定的下落不明之日起计算。