为保证公司正常的办公秩序,提工作效率,在公司逐步建立起规范的行文程序,现对有关公文的程序和格式作如下统一要求,望各部门认真参照执行。
一、公文规则
( 及是否急件。
书写要求:字迹工整,书面干净,不得用铅笔书写,不得将带有涂改的文字搞或未定稿件呈报公司领导。
三、 公文程序
(一) 凡以公司名义外发的公文,由拟稿人按发文格式撰写后,交本部门经理及相关部门核对签字,公司领导签发,办公室负责::统一编号。
(二) 凡属对内的报告、请示等,以部门名义拟文,经部门经理签署意见后送交办公室进行登记和送交有关领导审批。公司领导审批后的呈报原件存档办公室,复印件退回呈报部门存档,呈报部门根据公司领导意见及时做出处理。
(三) 呈报公文的部门要主动询问报批情况。一般呈文应于两日内查询,急件应在当日查询。
(四) 凡借阅、调用、复印公司文件,须经公司领导批准,部门文件须经部门经理批准,并办理登记手续。
四、 收文程序
(一) 凡各部委、北京市有关部门的文件、函电、批复、指示等,一律由办公室签收、登记。
(二) 凡送交公司的函电,由办公室拆封、登记,并送公司领导或有关部门阅办。
(三) 总经理批阅的函电,一般由办公室转交承办人或存档。
(四) 凡办公室存收的文件,要分类保管,以便随时提供查询,年终立卷、归档。
五、 发文程序
(一) 以公司名义发出的函电,由办公室登记、编号和存档。
(二) 以部门名义发出的内部公文,由本部门指定专人登记、编号和存档。
(三) 凡发往国内外的传真文件均应填写统一的格式,属于本部门业务范围的有部门经理批准后发出,属于公司名义的公文由公司领导批准后发出。
(四) 无论是收到还是发出的传真文件办公室均要复印留底,同时登记,以便有案可查。
对外公文格式:(略)