邮件沟通管理规范检查列表

序号检查点分类检查点123对外邮件4对外邮件字体、签名不服规范日报、周报日报、周报是否按部门规范内容来进行日报、周报是否按部门规范的时间要求对外客户、开发商进行的验收组邮箱5发给与邮件内容无关的收件人和抄送人6收信人地址发给各收件人和抄送人排列顺序不合规则710111213141516发给公司所有人员时没有走公司邮件审批流程不按公司的要求，随意密送邮件遗漏需要发送的人随意不分场合频繁使用邮件高优先级邮件没有写明主题发送主题不清晰，产生歧义主题冗长，没有真实反映正文的内容和重要性标题出现错别字不当使用大写字母或特殊字符或“紧急”之类的字眼针对超过三次回复的邮件，没有及时更改标题17没有称呼和问候正文→称呼和称呼中没有带职务，针对客户使用了不正确的语问候气，如“你好，你们好”称呼前后不统一，一会“您”一会“你”请求客户或开发商完成的事后，正文内容结束后，未谢谢别人出现错别字，语句不通1819202122过多乱用提示信息正文→邮件正文23冗长语句及段落，缺乏层次感，没有换行2425262728293031在客户和合作伙伴（开发商）使用 :) 之类的笑脸字符没有提示附件提示收件人查看附件附件文件命名不合规范及与邮件内容无关正文→邮件正文未在正文中对超过2个附件作简要说明发送过大的邮件而未压缩分割发送字体过大或过小全文统一（字体、颜色、大小，除了突出强调外）使用口头语和俚语正文→字体32正文→字体3334使用不相当的语气，特别是引起客户投诉的使用多个感叹号等表示强烈的语气和字眼对方的内容中带有情绪，还不停带情绪回复邮件35正文→沟通确重要沟通事限时事项，在通过邮件沟通外，未及时电话提醒的，引起问题的认及反馈36结尾签名3738随便乱用座右铭和宣传口号，影响个人和公司形象的签名档文字与正文文字不匹配字体比正文大39收到重要邮件未及时回复的4041对低优先级的邮件在特定时间未处理在出差或休假时，未设定自动回复功能，提示发件人，影响工作的42回复邮件针对回件答复邮件，只是简单回答，导致反复交流，浪费资源只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼收件人较多，但只需要部分人回复时，邮件中未落实具体的回复人43444547对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，当着所有人的面，不停的RE来RE去向上司发送没有确定结果的邮件重要的邮件选择在周五或长假期间发，影响工作的检查明细未按部门规范内容进行未按部门规范时间提交日报、周报对外客户、开发商进行的验收组邮箱是否用dwxqys@gd.chinamobile.com对外邮件字体大小为9-11、签名不服规范收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，不要发给与邮件内容无关的人员；抄送人员是要与邮件内容有关的人员各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以发给公司所有人员时，需要经过如下流程审批：发件人申请→职能经理（项目经理）审批→部门经理审批→人事审批备案密送邮件是在非正规情况下发送的遗漏需要发送的收件人和抄送人邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先，不要频繁使用邮件高优先级邮件必须写明主题，不要空白标题主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义 标题要简短，不宜冗长，真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；注意字符和错别字可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）或（【紧急/会议通知/培训】）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；回复邮件不要“答复 RE”一大串 ，请帮忙换换邮件的开头要称呼收件人，知道职务： XX经理、XX主管、XX总，不知道职务： XX老师、XX先生/小姐（性别要搞清楚）、XX工（IT行业常用，推荐用这个）；开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气；称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”；正文内容结束后，先谢谢别人；尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误合理提示重要信息，用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。1、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论；2、针对突出强调内容，请多使用空格；一个主题讲完后，请换行。严重级别中中中中扣分2333签名空白：53扣分原则（1次/月）一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣中一次一扣中3一次一扣高中低中高中中高中中105251055235一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣每个错别字扣2分一次一扣一次一扣中3一次一扣中低低322一次一扣一次一扣一次一扣每个错别字扣2分每个语句不通扣2分高2中3一次一扣中5一次一扣不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻. 邮件不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名及与邮件主题相关正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时如果附件过大（不宜超过7MB，特别是在公司环境里），应分割成几个小文件分别发送字体大小在10-12号不宜过大或过小选用宋体字、微软雅黑、仿宋_GB2312全文统一（字体、颜色、大小，除了突出强调外）规范用语尽量少用口头用语不用俚语；换位思考，强调对方的利益。注意论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话，勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现，轻易不要使用感叹号等表示强烈的语气和字眼确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应1、对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email；2、重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；3、重要会议通知，除了提前邮件通知外，在会前再次向与会人员提醒开会时间（邮件或IM工具或电话）签名信息不宜过多，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址、你的座右铭，或公司的宣传口号等信息。座右铭和宣传口号要分清收件人对象与场合，切记一定要得体签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免造成乱码。字号一般选择比正文字体小一些1、收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些重要紧急的邮件；2、对于事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但不要超过24小时（除了邮件中特别标注完成时间外）。对于正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源；回复不得少于10个字，杜绝只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼；为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复中低中低中中低中32323323一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣一次一扣高10一次一扣中高310一次一扣一次一扣中5一次一扣中中低332一次一扣一次一扣一次一扣中5一次一扣中中33一次一扣一次一扣中5一次一扣中3一次一扣中5一次一扣 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件高中中1055一次一扣一次一扣一次一扣适用对象开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理说明只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源：收信人地址的填写方式有三种：“收件人（To）”，“抄送（CC）”和“密抄（BCC)”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意料。 开发部项目经理To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。开发部项目经理BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合，不建议使用。开发部项目经理适当的规则有助于提升你的形象和避免不必要的麻烦：TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高开发部项目经理都可以。开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理开发部项目经理