科研项目经费使用手册江苏大学财务处
二○一五年十月
一、科研项目经费使用原则
◆ 相符性：科研项目经费使用要符合相关规定。
◆ 目标相关性：科研项目经费使用与研究目标要有相关性。
◆ 经济合理性：科研项目经费使用要勤俭节约，在达到同样效果的情况下以选择费用支出最小方案为原则。
二、科研项目经费预算编制及预算调整的要求
1. 预算编制的职责分工
⑴科研项目负责人根据上级经费主管部门或委托单位的要求，如实编报项目预算。预算需经审核后方可申报。
⑵二级单位对科研项目的申报、预算编制承担审核责任。
⑶财务处、科技处负责审批经费预算，为科研经费预算编制提供建议和指导。
2. 预算调整要求
经批复后的项目经费预算一般不作调整，确需调整且符合相关科研经费管理办法规定的，应按规定履行相关调整程序。
⑴项目预算总额不变的情况下，材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整，由项目负责人根据科研活动的实际需要提出申请， 经二级单位审核并报科技处和财务处审批。
⑵ 会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用。
⑶ 设备费、专家咨询费、劳务费预算一般不予调增，如需调减的，由项目负责人提出申请，经二级单位审核并报科技处和财务处审批后，用于项目其他方面支出。
⑷重大预算调整事项，还须经分管科技工作的校领导批准后方可执行。
⑸项目间接费用预算不得调整。
三、外拨科研经费的程序和注意事项
▲外拨科研经费程序：
1. 科研经费转拨校外单位，由项目负责人向科技处、财务处提供该科研项目的批复、项目合同和其他必要的资料，经科技处和财务处共同审批后执行。
2. 立项前未签订明确科研经费转拨条款的，确需转拨科研经费的，须向项目主管部门申请批准后，由合作各方补签协议，并报科技处和财务处认定和备案。
▲外拨科研经费注意事项：
1. 外拨科研经费，需在汇总单据上加盖二级单位公章，经科技处和财务处分管领导共同加签审批后方可办理款项转拨。
2. 外拨科研经费，需提供项目合同（任务书）和外拨协议。
四、科研项目经费开支范围及注意事项
办理科研经费报销、预付款业务，要提交相关原始凭证并填写完整的、有经办人和项目负责人及加签审批人签字的“江苏大学报销汇总表” ”、“江苏大学预约报销单” “江苏大学差旅费报销单”、“江苏大学市内交通费报销单”等原始汇总单据。
根据（国发〔2014〕11号）规定：高等学校等事业单位承担项目所发生的会议费、差旅费、小额材料费和测试化验加工费等，要按规定实行“公务卡”结算。
根据江苏省财政厅（苏财购〔2015〕29号）规定：在“江苏省省级采购网上商城”定点电商（苏宁易购、京东商城、天猫商城）网上采购，对纳入网上商城采购目录、单项或同批预算20万元以下的，实行网上直接采购。
（一）纵向科研项目
1.设备费
设备费：是指在项目实施过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用及租用费等。
▲设备费报销须提交的材料：
⑴预付设备购置款项办理借款的，设备总价0.5万元（含）以上的需提供设备购买合同（含供货方名称、银行账号、开户银行等资料，下同。）。
⑵直接支付设备购置款项时，需提供固定资产入库单、设备总价0.5万元（含）以上的还需提供设备购买合同。购买国产科研用设备，需附设备专用和设备照片复印件。
⑶购置（试制）大型设备需论证，单位价值5万元以上设备需经采购程序确定供应商，单位价值10万元以上设备需提供技术验收报告；
▲设备费使用注意事项：
⑴购置仪器设备达到招标限额的，须按照《江苏大学招标管理办法》，认真履行招标程序和固定资产验收等手续。
⑵科技专项经费购买单价5万元（含）以上的设备，应按批复预算明细执行。
⑶除预算批复明确列支外，科技专项经费不得购买常规通用设备和办公设备，原则上不得购置生产设备。
⑷外购软件与购置设备配合成套，为设备专用控制软件的，可随设备在设备费中列支。单独外购工具软件原则上在出版/文献/信息传播/知识产权事物费中列支。
⑸与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，应纳入设备费列支；单独购置的相关备品备件，应纳入材料费列支。
⑹试制设备发生的材料费、加工费、劳务费等的列支渠道，科研项目研发目标为产品的，分别列入各科目；研发目标为过程产品，列入设备费。
⑺不得在专项项目结题前突击采购设备。
⑻凡是单价在1500元以上，使用年限一年以上的物品，均按设备费报销程序办理固定资产入账手续。
2.材料费
材料费：是指在科研项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物的原价、运输、装卸、整理等费用。
▲材料费报销需提交的材料：
⑴一次性购买总价在0.5万元（含）以上2万元以下的材料，需提供二级单位负责人审批的并加盖单位公章的购货合同；一次性购买总价在2万元（含）以上5万元以下的材料，需提供学校项目相关主管单位（设备处等）负责人审批的并加盖单位公章的购货合同；一次性购买总价在5万元（含）以上的材料，按照学校招标采购的相关管理办法执行。
⑵预付材料费0.5万元以上办理借款的，需提供购买合同。
⑶直接支付材料费款项时，需有验收人签字确认，总价0.5万元及以上还需提供购买合同。
▲材料费使用注意事项：
⑴科技专项经费不得列支生产性材料、基建材料、大宗工业化原料、日常办公耗材和办公室、实验室维修基建材料。
⑵科研项目组应建立材料采购和领用登记制度，有关资料应当保存完整，作为科研项目资料归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。
⑶材料费报销必须有验收人签字确认。
⑷应税项目购进的材料可开具专用抵扣。
⑸材料入库单参考表样：
江苏大学科研项目材料入库单
项目名称： 日期： 年 月 日
经办人： 验收人： 负责人：3.测试化验加工费
测试化验加工费：是指在科研项目实施过程中支付给外单位或校内核算的实验中心和大型仪器设备共享平台的检验、测试、化验、加工等所支付的费用。
▲测试化验加工费报销时需提交的材料：
⑴预付测试化验加工费的（如分多次预付的，每次预付所提供的资料相同），办理借款的，需提供测试化验加工合同。
⑵直接支付测试化验加工费款项时，需提供测试化验加工合同、测试清单或测试报告。
▲测试化验加工费使用注意事项：
⑴总价在2万元（含）以上的测试化验加工费需签订合同，合同中必须写明测试化验加工费内容、要求、报告验收、款项支付等，经科技处审核盖章。总价金额在5万元的，还需由各项目组组织招标或商务洽谈确定服务单位和服务价格，并提供科技处盖章审核的合同。
⑵数据加工费用，如果是委托外单位完成的，在测试化验加工费中列支；如果是由课题承担单位自行完成的，发生的相关费用应在相应科目列支。
⑶不得以测试化验加工的名义将课题研究任务分包。
⑷测试化验加工费的有关资料应当保存完整，作为科研项目资料归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。
4.燃料动力费
燃料动力费：是指在项目实施过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可单独计量和核算的水、电、汽、燃料费用及排污费用等。
▲燃料动力费报销需提供的资料：
学校相关职能部门应对科研项目使用学校水、电费等燃动费进行单独计量，按表计量收费。对无法单独计量的水、电费等燃动费支出，应在确保其原始发生费用金额真实准确基础上，进行科学、合理分摊。
燃料动力费报销时，必须提供科研项目发生的水电费（收据）或者校内水电费分摊表。
▲燃料动力费使用注意事项：
⑴日常水、电、燃料等费用作为间接费用列支。
⑵只有单独计量（或合理分摊）的水、电、燃料等费用才能作为燃料动力费列支。
5.差旅费
差旅费：是指在科研项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。
▲差旅费报销需提供的资料：
⑴参加会议、培训、短期学习进修等，必须出具会议、培训通知等证明材料。
⑵只有单程车票、由其他单位提供城市间交通工具、出差人员实际发生住宿而无住宿费的（如住在自己家里的，或到边远地区出差，无法取得住宿费的），由出差人员另附情况说明并经项目审批人批准。
⑶使用学校公车出差，需以派车单或者校内车费结算凭证等为依据。
⑷租用旅行社车辆出差，需附租车事由、行程、出行人数、价格组成等说明材料。
⑸机票报销需提供电子客票行程单，或者提供国际航空旅客运输专用、机票原件，同时须提供相应的登机牌。
▲差旅费使用注意事项：
⑴差旅费报销标准按照国家有关规定和《江苏大学差旅费管理办法》执行。
⑵工作人员出差期间，因游览和非工作需要的参观所开支的费用，均由个人承担。出差的目的地、事由必须与科研项目具有相关性。
⑶国内参加会议、培训，可列支会务费、注册费。
6.会议费
会议费：是指在科研项目实施过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。
▲会议费报销需提交的材料：
会议费报销应提交《江苏大学会议审批表》或会议通知和参会人员签到表。
▲会议费报销注意事项
⑴会议费开支范围与标准，按照《江苏大学会议费管理办法》执行。
⑵必须是项目组组织会议发生的费用才作为会议费支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。
⑶会议中支付的专家咨询费应单独作为专家咨询费列支，不能计入会议费支出。
⑷会议费中不能包含旅游费等不合理开支；会议中租用旅行社车辆，需附租车事由、行程、出行人数、价格组成等说明材料。
7.国际合作与交流费
国际合作与交流费：是指在项目实施过程中项目组人员的出国费用及境外专家来华工作的费用。
▲出国经费报销需提交材料：
⑴出国人员凭对方的邀请函和外事部门的批文到财务处办理借款和报销。
⑵出国人员出国费用的国外票据必须以中文注明开支内容及金额等主要要素。
⑶出国人员活动一般不得参加旅行社组团，特殊情况需参加的，报销时需提交外事部门的批文 、出国人员与旅行社签订的合同。
▲ 外国专家来华费用报销需提交的资料：
⑴邀请函；
⑵外国专家来华工作开支标准应按照《关于短期邀请的国外专家生活待遇的规定》的相关规定执行。来华专家费用包括国际旅费、专家食宿交通费、城市间交通费等，来华专家的国外票据必须以中文注明开支内容及金额等主要要素。
▲国际合作与交流费使用注意事项：
⑴出国人员必须是课题组成员，不得有非课题组成员，出国任务须与科研项目研究有关。
⑵来华专家不能发放补助。
⑶国际合作交流费可列支会议注册费；不得列支专家招待费、礼品等。
⑷国际合作交流费应附每次国际合作交流活动内容。
8.出版、文献、信息传播、知识产权事务费
出版、文献、信息传播、知识产权事务费：是指在项目实施过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事务等费用。
▲出版、文献、信息传播、知识产权事务费提供下列资料：
⑴单笔金额在2万元以上的支出须附经科技处审批签章的合同。
⑵出版费的用途要写明论文或专著名称，作者、刊登的杂志。报销时要提交论文录用通知或论文期刊目录复印件；如是出版专著，还需提交经科技处审核并盖章的出版合同。
⑶ 文献（包括书籍或杂志购置费、资料印刷费、文献检索费）报销时需提交书籍或杂志清单、或印刷费资料内容、或检索文献清单。
⑷信息传播费用（包括专业通信费）、知识产权事物费（包括专利申请费等）报销时需提交信息服务合同、专利申请受理单等。
▲出版、文献、信息传播、知识产权事物费使用注意事项：
⑴科技专项经费不得购买通用性操作系统、办公软件等。
⑵不得列支日常办公电话费、手机通讯费和办公费。
9.劳务费
劳务费：是指用于项目研发过程中支付给项目组成人员中没有工资收入的相关人员（如在校研究生）及项目组临时聘用人员的劳务性费用。
▲劳务费报销需提交的材料：
⑴劳务费报销必须在学校财务处网站的“网上预约系统”中进行申报，具体操作方式参见财务处网站“操作指南”中“网上预约3.0使用说明”。
⑵劳务费的发放一律采取划入本人银行卡方式发放，不得采取现金发放方式，必须提供收款人身份信息、劳务内容、银行卡号等。
▲劳务费使用注意事项：
⑴劳务费开支范围应遵守有关规定。项目组有工资性收入人员不得领取劳务费。
⑵委托方有规定的或有预算的，按规定或批复预算执行。如委托方没有开支规定的按学校科研经费管理办法执行，聘用的其他科研用工及博士人员每人每月100-3000元，硕士生每人每月100-1500元。
⑶劳务费只能付给个人，不得打包付给单位；
⑷不得以劳务的形式支付研究生培养费。
⑸劳务费应按月及时发放。
10.专家咨询费
专家咨询费：是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。
▲专家咨询费报销需提交材料：
专家咨询费发放表，表中所填信息包括：项目名称、咨询方式、专家姓名、单位、职务或职称、身份证号、咨询费标准、咨询天数、咨询费金额，并经签收人签字。
▲专家咨询费使用注意事项：
⑴项目组成员、劳务人员、相关管理人员不得领取专家咨询费。
⑵采取会议或通讯方式咨询的专家咨询费,必须支付给专家本人，不得以技术咨询的名义打包给单位。
⑶不得列支研究生学位论文答辩发生的专家评审费用。
⑷委托方有规定的或有预算的，按规定或批复预算执行。如委托方没有开支规定的按学校科研经费管理办法执行，项目评审、中期检查、结题、鉴定的专家每人每次不超过2000元，专家咨询及讲座费每人每次不超过3000元。
▲国家专项、基金项目专家咨询费标准
| 咨询专家 | 咨询方式 | 标准（元） |
| 具有或相当于高级专业技术职称的人员 | 会议咨询 | 500-800（人/天）（第1、2天） | 300-400（人/天）（第3天以后） |
| 通讯咨询 | 60-100（人/个项目或课题） |
| 其他人员 | 会议咨询 | 300-500（人/天）（第1、2天） | 200-300（人/天）（第3天以后） |
| 通讯咨询 | 40-80（人/个项目或课题） |
11. 其他费用其他费用：是指在项目研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出。应当在申请预算时单独列示，单独核定。包括：必要的维修改造，必要的审计费用，必要的物业费用等。
▲其他费用报销时提交的材料：
⑴报销审计费用应提交审计通知书或审计委托书。
⑵报销物业费用应提交物业托管合同、协议。
⑶其他的支出应提交“其他费用”预算申报的原始材料。
▲其他费用使用注意事项：
⑴必须与课题任务相关的、必要的，不得与前述10个科目外重复列支。
⑵不能列支课题实施前发生的经费支出及不可预见费。
12.间接费用
间接经费是指承担项目任务的单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的现有仪器设备及房屋，日常办公水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及绩效支出等。其中绩效支出是指学校为提高科研工作绩效安排的相关支出。
学校是间接经费统筹管理和使用的责任主体，办理收入入账时一次性提取间接经费。
间接费用的分配和使用按照《江苏大学科研项目间接经费和管理费使用细则》执行。
（二）横向科研项目
横向科研经费开支按照预算执行，在参照纵向科研经费管理的基础上，可列支相关的招待费、私车公用的相关费用。
横向科研项目劳务费、专家咨询费和项目组绩效支出三项合计数原则上不超过软件经费的50%。科研经费到账后，项目组可以分配发放绩效支出的50%，剩余50%待项目结题后方可分配发放。项目组成员的绩效支出可以选择在平时和工资一起发放，合并缴纳个人所得税，也可以并入年终奖一并发放，发放表由项目组制定，科技处分管领导审批。
五、科研项目经费支出审批的特殊规定
科研项目经费支出实行“项目负责人”负责制，科研项目支出一般由项目负责人审批。涉及下列特殊事项，必须履行加签审批手续：
1. 一次性付款10万元以上需分管财务的校领导加签审批。
2. 项目负责人本人发生或经手的支出业务，实行“逐级审批”，必须经二级单位分管领导审批；项目负责人为二级单位主要负责人，其发生或经手的支出业务，须经二级单位的分管或联系的校领导审批。
3. 出国（出境）旅费报销需经国际处加签审批。
4. 实验用动物由动物中心归口管理，报销需经动物中心加签审批。
5. 支付材料费、测试化验加工费，需经二级单位在汇总单据上加盖二级单位公章。
六、科研项目经费使用中严禁行为
◆ 严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费；
◆ 严禁编造虚假合同、编造虚假预算套取科研经费；
◆ 严禁将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；
◆ 严禁购买与科研项目无关的设备、材料；
◆ 严禁虚假经济业务、使用虚假票据套取科研经费；
◆ 严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；
◆ 严禁虚列、伪造名单，虚报冒领劳务费；
◆ 严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用；
◆ 严禁设立账外资金或“小金库”；
七、科研项目经费不能通过财务验收的八种行为
◆编报虚假预算套取国家财政资金；
◆未对专项经费进行单独核算；
◆截留、挤占、挪用专项经费；
◆违反规定转拨、转移专项经费；
◆提供虚假财务会计资料；
◆未按规定执行和调整预算；
◆虚假承诺、自筹经费不到位；
◆其他违反国家财经纪律的行为；
八、江苏大学基本信息
单 位 户 名：江苏大学
法 人 代 表：袁寿其
组织机构代码：46601154-5
纳税人识别号：3211
地 址：江苏省镇江市学府路301号
电 话：2
开 户 银 行：镇江工行江苏大学支行
银 行 账 号：11000190